Организация корпоративных поездок — это важная составляющая успешной деятельности любой компании. Командировки не только способствуют развитию бизнеса, но и поддерживают взаимодействие между сотрудниками, партнерами и клиентами. Однако процесс бронирования авиабилетов для бизнес-поездок может быть затруднительным и затратным, если не воспользоваться специализированными услугами. В данной статье мы рассмотрим, как организовать групповую поездку с акцентом на удобное и экономичное бронирование авиабилетов.
Преимущества корпоративного бронирования авиабилетов
Экономия бюджета компании
Первое и, пожалуй, самое важное преимущество корпоративного бронирования авиабилетов — это возможность сэкономить. Многие авиакомпании предлагают корпоративные тарифы на авиабилеты, которые обеспечивают значительные скидки при бронировании групповых поездок или постоянных поездок сотрудников. Используя профессиональные платформы для корпоративных клиентов, такие как Travel Code или Travel Hub, компании могут оптимизировать свои расходы на командировки.
Удобство для сотрудников
Специализированные сервисы для бронирования авиабилетов предлагают интуитивно понятные интерфейсы и инструменты, которые позволяют легко находить решения, бронировать и управлять билетами. Вы можете отслеживать статус бронирования, изменять данные или отменять билеты всего в несколько кликов. Это значительно упрощает процесс организации поездок и даёт возможность сосредоточиться на других важных задачах.
Контроль финансов
Использование корпоративных решений для бронирования авиабилетов позволяет вести детальный учет расходов на командировки. Это не только упрощает процесс формирования отчетов, но и помогает в анализе финансовых затрат. С помощью специализированных инструментов вы можете отслеживать, кто, когда и на какую сумму совершал поездки, что крайне важно для контроля бюджета.
Безопасность данных
Работа с надежными провайдерами услуг для корпоративных клиентов обеспечивает высокую степень безопасности. Ваши данные о сотрудниках и финансовой информации остаются конфиденциальными, а процессы бронирования обеспечиваются профессиональными стандартами защиты. Как это происходит?
Например, для правильного использования и обработки клиентских данных команды туроператоров Travel Code или Travel Hub прошли обучение и разработали комплект документов по защите персональных данных. Теперь они работают по внутренним актам, охватывающим все аспекты работы с конфиденциальной информацией.
Как выбрать подходящего провайдера корпоративных услуг
При выборе провайдера для корпоративного бронирования авиабилетов стоит обратить внимание на несколько ключевых критериев:
- Спектр услуг: убедитесь, что поставщик предлагает полный комплекс услуг, включая не только бронирование авиабилетов для компаний, но и дополнительные услуги, такие как аренда автомобилей, трансферы и бронирование отелей.
- Географическая доступность: проверьте, насколько обширна сеть маршрутов и есть ли возможность бронирования для ваших целевых направлений.
- Цены и тарифы: сравните предложения разных провайдеров и выберите наиболее выгодное.
- Репутация: ознакомьтесь с отзывами и рейтингами компании.
Сравнение различных вариантов может помочь вам найти лучшее решение. Например, онлайн-платформы, такие как Travel Code, предлагают бронирование отелей, авиабилетов и организации корпоративных поездок под ключ, в то время как традиционные туристические операторы могут дать вам иной подход.
American Express Global Business Travel известна своим высоким уровнем обслуживания и широкой сетью партнеров. SAP Concur предоставляет интегрированные решения для управления командировками и расходами. Carlson Wagonlit Travel (CWT) предлагает решения для оптимизации корпоративных поездок, включая анализ данных и подробную отчетность.
| Провайдер | Основные услуги | Ключевые преимущества | Целевое использование |
| Expedia | Бронирование авиабилетов, отелей, аренда автомобилей | Конкурентные цены, удобный интерфейс | Для малых и средних компаний |
| Travel Code | Бронирование авиабилетов, отелей, аренда автомобилей, организация туров, бронирование экскурсий, организация поездок под ключ | Гибкость, прозрачность документов, простой контроль над финансами и расходами, организация сложных маршрутов | Для малых, средних и больших компаний |
| Amadeus | Интеграция систем управления поездками, аналитика | Гибкость, отчетность, масштабируемость | Для крупных компаний с высокой частотой поездок |
| Travelport | Полное управление корпоративными поездками | Доступ к эксклюзивным тарифам | Для международного бизнеса |
| BCD Travel | Полное управление поездками, услуги по обслуживанию | Индивидуальный подход, глобальная сеть | Для компаний с большим объемом поездок |
| Carlson Wagonlit | Решения для управления командировками и корпоративными услугами | Высокое качество обслуживания, гибкость | Для глобальных сетей и организаций |
| Sabre | Бронирование путешествий, управление затратами | Мощные аналитические инструменты | Для компаний, нуждающихся в глубоком анализе расходов |
Процесс бронирования корпоративных авиабилетов
Организация корпоративной поездки подразумевает несколько шагов. Мы предлагаем вам следующую пошаговую инструкцию:
- Создание запроса: определите маршруты, даты и количество людей для бронирования.
- Выбор провайдера: сравните предложения и выберите наиболее подходящий сервис.
- Предоставление информации: укажите необходимые данные о сотрудниках и их предпочтения по перелету.
- Подтверждение бронирования: после завершения всех подтверждений получите квитанцию и инструкции по изменению заказа или его отмене.
- Необходимые документы: убедитесь, что собраны все документы для оформления корпоративного билета, включая служебные записки и личные данные пассажиров.
Не забывайте внимательно читать условия отмены и изменения бронирования, так как они могут варьироваться в зависимости от тарифа и провайдера. Однако имейте в виду, что корпоративные авиабилеты часто отличаются от обычных по более гибким условиям изменений и отмены.
Например, авиакомпания Lufthansa предлагает специальные тарифы для бизнеса, которые позволяют вносить изменения без штрафов при условии, что билеты были куплены заранее. В то же время у рейсов Ryanair условия строже — и даже небольшое изменение может повлечь за собой значительные штрафы.
Какие документы нужны для оформления корпоративного билета
Чтобы оформить корпоративный билет на авиаперелет, вам понадобятся следующие документы:
- Запрос на бронирование: официальное письмо от вашей компании с указанием необходимых маршрутов, дат и количества пассажиров.
- Договор с авиакомпанией (при наличии): если вы уже заключили соглашение на корпоративные тарифы, приложите копию данного документа.
- Счет или инвойс: это может понадобиться для бухгалтерии вашей компании. Убедитесь, что в нем указаны все необходимые детали.
- Справка о командировке: если поездка связана с командировкой, желательно предоставить документ, подтверждающий целесообразность поездки.
- Паспортные данные пассажиров: обычно необходима информация о каждом пассажире, включая полное имя, дату рождения и номер паспорта.
- Уведомление о политике отмены: ознакомьтесь с условиями изменения и возврата билетов и сохраните копию данной информации на всякий случай.
Как получить корпоративную скидку на авиабилеты: лайфхаки и детали
Получение корпоративной скидки на авиабилеты — это отличный способ сэкономить на командировках и деловых поездках. Вот несколько полезных лайфхаков:
- Заключите договор с авиакомпанией: многие авиаперевозчики предлагают специальные условия для корпоративных клиентов. Обсудите возможность заключения контракта или соглашения о партнерстве.
- Используйте услуги агентств: обратитесь в агентства, специализирующиеся на корпоративных поездках. Они могут предложить конкурентные тарифы и дополнительные скидки.
- Регулярные поездки: если компания часто отправляет сотрудников в командировки, это может быть основанием для получения скидок. Авиаперевозчики ценят постоянных клиентов.
- Чем больше заказ — тем лучше: если компания планирует отправить несколько сотрудников одновременно, брокеры и авиакомпании могут предложить дополнительные скидки на групповые бронирования.
- Лояльность и бонусные программы: убедитесь, что ваша компания зарегистрировалась в программах лояльности авиаперевозчиков. Накопленные баллы могут быть использованы для получения скидок.
- Проверяйте журналы и онлайн-ресурсы: сравнивайте предложения различных авиакомпаний и провайдеров. Часто можно найти специальные акции или предложения.
Дополнительные услуги
Организация корпоративных поездок может также включать дополнительное обслуживание:
Страхование выезжающих за рубеж
Современные бизнес-поездки могут приносить не только прибыль, но и риски. Поэтому многие компании принимают важное решение — обеспечить страхование своих сотрудников при выездах за границу. Это позволяет защитить работников в случае непредвиденных обстоятельств, таких как болезни, несчастные случаи или необходимость экстренной медицинской помощи.
Представьте, что ваша команда отправляется в командировку в Индию. Во время поездки один из сотрудников заболел и потребовал медицинского вмешательства. Если у компании есть полис медицинского страхования для выезжающих, все расходы на лечение будут покрыты — это защитит как работника, так и саму компанию от финансовых потерь. Условия страхования могут варьироваться от компании к компании, однако важно внимательно изучать полисы, чтобы убедиться, что они покрывают все возможные риски.
Аренда автомобилей
Аренда автомобиля, особенно при поездке в незнакомый город, становится важным аспектом комфортного передвижения. Представим, что ваша компания отправила группу сотрудников на выставку в Штутгарте. И, конечно же, важно иметь возможность свободно передвигаться по городу, посещая различные мероприятия и встречи.
Представитель компании может забронировать автомобиль, и в день прибытия группы трансфер уже будет ждать в аэропорту. Наличие автомобиля позволяет не полагаться на общественный транспорт или такси, что экономит время и облегчает выполнение рабочих задач. Например, сотрудники смогут самостоятельно перемещаться между отелем и выставочным центром по собственному расписанию, избегая задержек.
Бронирование отелей
Личный комфорт сотрудников во время командировок важен для успешной работы компании. Счастливые и довольные служащие — приносят компании больший профит. Компании всё чаще используют специальные корпоративные тарифы для бронирования отелей, что позволяет значительно сократить расходы.
Например, компании “A” предстоит корпоративная поездка — и она хочет получить корпоративную скидку от международной гостиничной сети “Б”. Однако достичь таких договоренностей напрямую не удается. Поэтому на помощь придут сервисы по организации командировок, которые имеют аналогичные соглашения с сотнями отелей по всему миру.
Благодаря этому, сотрудники могут легко бронировать номера по сниженной ставке, что делает поездки экономически более выгодными. Более того, обращение к таким сервисам часто позволяет получать дополнительные преимущества, такие как бесплатный завтрак или доступ в спортивный зал.
Визовая поддержка
Международные командировки в различные страны часто требуют получение виз, что может быть затруднительно и времязатратно. Столкнувшись с процессом однажды, компании начинают ценить услуги визовой поддержки, которые значительно упрощают процесс.
Представьте, что ваша команда планирует поездку в Китай на месяц. Обращение в специализированное агентство, которое занимается визовой поддержкой, может значительно упростить задачу. В таких агентствах работают эксперты, знакомые со всеми нюансами и требованиями, позволяя сотрудникам избежать ошибок при заполнении документов и задержек в процессе.
Так, обработка визовых заявок может занять всего несколько дней, а сотрудники будут избавлены от необходимости досконально изучать всю бюрократию. Это значительно ускоряет процесс и позволяет сосредоточиться на бизнес-задач. Вдвойне удобно, когда за визовой помощью и другими услугами делового туризма приходится обращаться не в разные компании, а в одну, где всю поездку организуют под ключ.
Организация корпоративных поездок — это важный элемент успешного ведения бизнеса. Использование корпоративного бронирования авиабилетов предоставляет компаниям возможность экономить, удобно управлять поездками и контролировать расходы. Если хотите оптимизировать процесс бронирования авиабилетов и повысить эффективность своих командировок, обращайтесь к специалистам. Не упустите возможность сделать свои бизнес-поездки более удобными и выгодными.Свяжитесь со специалистами Travel Code или Travel Hub для получения подробной консультации и оформления заказа на бронирование авиабилетов, отелей и другие услуги для корпоративных клиентов. Сделайте первый шаг к более простым и удачным командировкам уже сегодня.
