Навигация по статье
- Что говорит ТК
- Когда расходы на жильё не компенсируют
- Как оплачивается проживание в гостинице
- Как оплатить дополнительные услуги в отеле
- Какие документы подтверждают проживание в гостинице
- Что делать при отсутствии подтверждающих документов
- Как учитывать расходы на проживание в командировке
- Заключение
В командировках сотрудники чаще всего заселяются в гостиницу или апарт-отель — это упрощает оформление отчёта и позволяет без споров подтвердить расходы на проживание. Достаточно приложить корректный чек или счёт к авансовому отчёту.
Ниже разберёмся, какие документы подходят для отчётности, как правильно оплатить проживание и как действовать, если подтверждающих бумаг по гостинице нет.
Что говорит ТК
Командировка — это временная служебная поездка вне места постоянной работы по распоряжению работодателя.
На период командировки за сотрудником сохраняются должность и средний заработок, а также компенсируются документально подтверждённые командировочные расходы, включая проживание.
Когда расходы на жильё не компенсируют
Есть ситуации, когда работодатель вправе не возмещать расходы на проживание.
Нет подтверждения об оплате жилья. Если у сотрудника нет ни чека, ни счёта, ни иного документа от гостиницы, компания не может учесть эти суммы в расходах и компенсировать их.
Стоит уточнить обстоятельства: если бумаги были украдены или утеряны, а у сотрудника есть, например, справка из полиции, можно запросить в отеле дубликат счёта, закрывающие документы или официальное подтверждение проживания.
Сотрудник может возвращаться домой каждый день. Если рабочие задачи позволяют ежедневно добираться домой из места командировки и обратно, оплата гостиницы не признаётся обоснованным расходом.
Сотрудник заказывает услуги для личного комфорта. Работодатель не обязан возмещать необязательные допуслуги: мини-бар, спа, платное ТВ, парковку для личного авто, фитнес и т.п.
Как оплачивается проживание в гостинице
Организация может оплатить проживание напрямую при бронирование отелей или выдать сотруднику деньги под отчёт, чтобы он рассчитался на месте. Допускается и оплата личными средствами сотрудника с последующей компенсацией.
Оплата за счёт сотрудника. Работник сам оплачивает отель, а после возвращения подаёт авансовый отчёт с приложенными чеками, в котором расходы возмещаются в рамках внутренних лимитов.
Оплата со счёта компании или из выданных под отчёт средств. Компания заранее бронирует гостиницу и перечисляет оплату по счёту либо выдаёт наличные/аванс на командировку, которые сотрудник использует для оплаты проживания.
Как оплачивать дополнительные услуги в отеле
Отели могут включать в счёт завтраки, поздний выезд, конференц-залы и другие сервисы. Чаще всего для командировок важно корректно учесть именно питание и сопутствующие опции.
Завтрак выделен отдельной строкой в документе. В таком случае расходы на питание лучше учитывать отдельно, не включая их в стоимость размещения. Обслуживание в барах, ресторанах и доставку еды в номер относят к исключениям из гостиничных услуг.
Завтрак включён в стоимость номера. Практика по этому вопросу противоречива; налоговые органы могут посчитать, что часть расходов фактически относится к питанию, а не к проживанию, и доначислить налоги.
Безопаснее разделять категории расходов и запрашивать у отеля счёт с раздельным указанием стоимости проживания и отдельных услуг. Это облегчает и бухгалтерский учёт, и последующие проверки.
Подробные рекомендации по учёту дополнительных сервисов можно найти в тематических обзорах, посвящённых гостиничным расходам и их налогообложению.
Какие документы подтверждают проживание в гостинице
После возвращения из командировки сотрудник оформляет авансовый отчёт и прикладывает документы, подтверждающие оплату проживания. Эти суммы можно включить в расходы при расчёте налога на прибыль.
Подойдут:
- кассовый чек гостиницы;
- квитанция или бланк строгой отчётности;
- счёт и закрывающий документ (акт, счёт-фактура, invoice).
Чек за проживание считается первичным бухгалтерским документом и должен соответствовать требованиям.
Что делать при отсутствии подтверждающих документов
Если сотрудник жил не в гостинице, а, например, на съёмной квартире или у частного лица, и у него нет кассовых документов, можно подтвердить сам факт командировки и проживания другими способами.
Один из вариантов — служебная записка или иной документ от принимающей стороны, в котором фиксируются даты прибытия и выбытия сотрудника. В роли принимающей стороны может выступать организация-заказчик или ответственное должностное лицо. Такой подход опирается на требования Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (п. 7).
Ниже пример формы служебной записки, которую можно адаптировать под свои нужды:
Кроме служебной записки, можно использовать и другие документы:
| Подтверждает ли расходы | Подтверждает ли фактический срок командировки | |
|---|---|---|
| Письменный договор | Да | Да |
| Ваучер | Да, при наличии чека или бланка строгой отчётности | Да, если есть сведения по п. 13 Правил предоставления гостиничных услуг и чек |
| Кассовый чек | Да | Да, если в нём есть обязательные реквизиты по п. 13 Правил предоставления гостиничных услуг |
| Отчёт или акт выполненных работ | Да, если отдельно выделена стоимость проживания | Да, если прописана услуга проживания конкретного сотрудника с указанием периода |
Как учитывать расходы на проживание в командировке
Подход к учёту зависит от формата размещения.
Проживание в отеле. В расходы компании включают только стоимость проживания, указанную в документах. Питание и иные допуслуги безопаснее учитывать отдельно, чтобы избежать претензий налоговых органов. Если используется корпоративная платформа для деловых поездок, учёт гостиничных и сопутствующих расходов проще автоматизировать.
Арендованное жильё. Чтобы учесть затраты в налоговых расходах, работодателю нужен договор аренды, а также документы об оплате (чеки, платёжные поручения). Без них подтвердить расходы проблематично.
Заключение
Корректные отчётные документы за проживание в гостинице — это чек, квитанция, счёт с закрывающим актом или иные бумаги, подтверждающие оплату и период проживания. Их необходимо приложить к авансовому отчёту, чтобы обосновать расходы и, при оплате за счёт сотрудника, компенсировать ему затраты.
Если стандартных документов нет, можно использовать служебную записку или подтверждение от принимающей стороны о фактическом пребывании сотрудника в командировке. При планировании поездки удобнее заранее оформить бронирование авиабилетов и бронирование недорогих отелей через единый сервис, чтобы все чеки и закрывающие документы автоматически собирались в одной системе. Для компаний, регулярно отправляющих персонал в разъезды, особенно полезны комплексные услуги по корпоративным поездкам и возможность быстро поиск рейсов с гибкими датами, а также удобное бронирование билетов и последующее бронирование отелей со скидкой.
Похожие статьи
Как учитывать дополнительные услуги в отеле
Рекомендации по оплате и отражению в учёте гостиничных допуслуг, риски доначисления налогов и способы их минимизировать.
Как получить бонусы в отеле, если вы часто ездите в командировки
Разновидности программ лояльности, условия накопления баллов и нюансы, если сотрудник расплачивается бонусами во время командировки.
Аренда жилья для работника за границей
Как оформить аренду жилья для командированного за рубеж, какие документы запросить у арендодателя и как учитывать такие расходы.
